Трудові книжки йдуть у минуле. Коли, як і чому їх треба оцифрувати

Після 10 червня трудові книжки українців будуть непотрібними. Ці паперові книжечки віджили своє і будуть замінені цифровими. Усі дані про працівників треба перенести до Держреєстру застрахованих осіб. І навіть "трудового стажу", що фіксувався у трудових книжках і був потрібен для оформлення пенсії, вже не буде.

Його остаточно замінить страховий стаж, і саме від нього залежатиме розмір пенсії українця.

Тож до 10 червня слід встигнути оцифрувати трудову книжку і надіслати копії Пенсійному фонду України.

Хоча не виключено, що цей термін продовжать. У комітеті Верховної Ради з питань соціальної політики готують закон, аби продовжити дедлайн цифровізації до кінця війни або й ще кілька років після нього. Пенсійний фонд нещодавно повідомив, що і після 10 червня прийматиме оцифровані документи.

Чому вирішили це зробити

Верховна Рада ще у 2021 році ухвалила закон про облік трудової діяльності, що скасовує трудові книжки у паперовому вигляді й передбачає перехід на електронний формат. Закон встановив 5-річний перехідний період, впродовж якого паперові книжки ще могли використовуватися. Цей період закінчується 10 червня.

Парламент тоді вирішив це зробити з кількох причин. Трудові книжки запроваджувалися у радянські часи, коли не було інтернету й паперові носії інформації не мали альтернативи. Нині ініціатори цифровізації бачать у такому переході значні переваги.

По-перше, це допоможе перейти на автоматичне призначення пенсій чи інших соціальних виплат. Тобто, звертатися до відділень Пенсійного фонду, стояти в черзі з купою документів вже не буде потреби.

Ще одна перевага - неможливість фальсифікувати дані про стаж, або й просто загубити чи пошкодити книжку, як це траплялося з паперовою.

Стаж буде тільки страховим

Трудова книжка впродовж десятиліть велася передусім для того, аби зафіксувати трудовий стаж, адже від кількості відпрацьованих років залежав розмір майбутньої пенсії.

Але у 2004 році ситуація змінилася, бо з'явився закон "Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування". Саме з того часу усі, хто працює, почали сплачувати страхові внески.

Тоді й з'явилося поняття "страховий стаж" - період, впродовж якого ви сплачували цей вид податку до Пенсійного фонду України.

Одночасно законодавці встановили, що увесь трудовий стаж до 2004 року автоматично перетворюється на страховий, і усі дані про роботу, навчання, службу в армії, перебування у декретній відпустці тощо вносяться до Державного реєстру загальнообов'язкового соціального страхування.

Хто має оцифровувати документи і що буде, як цього не зробити

Подати скан-копії трудової книжки може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

ПФУ поширювала інструкції, як це зробити самостійно.

Ніяких штрафів за порушення термінів для цифровізації законодавство не передбачає. І стаж, що був зафіксований у трудовій книжці до 2004 року, нікуди не зникне.

Однак якщо працівник цього не зробить, то пізніше, коли настане час оформлювати пенсію чи соціальну допомогу, можуть виникнути труднощі, бо Пенсійний фонд змушений буде перевіряти інформацію й вимагати від працівника додаткових доказів про наявність стажу – наказів, довідок чи інших документів.

Однак, як пояснили у Пенсійному фонді, попри законодавчий кінцевий термін - 10 червня - оцифрування документів триватиме і надалі.

Окрім того, у комітеті парламенту з питань соціальної політики готують закон, що передбачатиме значне подовження терміну переведення трудових книжок в електронні.

Причина - багато військових, а також цивільні, які перебувають за кордоном або близько до зони бойових дій чи якщо вони втратили документи, не можуть це зробити вчасно.

Обговорюється можливість продовжити етап цифровізації до кінця війни і кілька років після неї.

Кому не треба цього робити

Тим, хто не працює і вже отримує пенсію, скан-копії трудової книжки робити не потрібно. Їхні документи оцифрували тоді, коли вони зверталися до відділень ПФУ для оформлення пенсії і подавали трудову книжку та інші документи.

Немає потреби робити копії й тим, кому нараховували пенсію після 1 січня 2004 року, тобто, з моменту початку дії закону "Про загальнообов'язкове соціальне страхування".

Пенсіонерам, які ще працюють, оцифровувати трудову книжку не обов'язково, але фахівці радять це зробити, аби була змога перевірити, чи всі дані внесли у Держреєстр правильно.

Особливо це стосується тих, хто оформляв пенсію до липня 2000 року. Бо саме тоді почала працювати електронна система обліку і Пенсійний фонд розпочав збирати дані про стаж, зарплату, внески в електронному вигляді.

Але у ті роки це робили вручну фахівці фонду, тому не виключено, що могли статися технічні помилки й якісь періоди роботи з трудової книжки не були враховані. Цифрові копії дадуть змогу ПФУ перевірити ці дані.

Чи треба сканувати інші документи

Під час оформлення пенсії майбутній пенсіонер подає до ПФУ не лише трудову книжку і паспорт, але й інші документи, що можуть вплинути на стаж і на розмір пенсії. Це диплом про освіту, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини, довідка про догляд за дитиною, посвідчення про державні нагороди тощо.

За бажання ці документи можна оцифрувати й зараз. Тоді в електронному кабінеті вони зберігатимуться до часу оформлення пенсії й напевне не загубляться. До того ж в електронному кабінеті можна буде побачити свій загальний стаж і перевірити, чи правильно внесені дані у систему.

А ситуації, коли вони відрізняються від реальних, не поодинокі.

Перевірте свою трудову книжку

Але ще до того, як ваші дані потраплять до Державного реєстру, варто перевірити, чи все правильно записано у ваших трудових книжках. Кожен працівник має право поцікавитися веденням книжки у відділі кадрів чи у бухгалтера.

Подивіться на усі записи в ній, аби впевнитися, чи всі вони збігаються з вашою реальною трудовою діяльністю та чи немає там виправлень.

Якщо є, важливо якомога швидше звернутися до ваших нинішніх чи колишніх роботодавців, аби вони підтвердили правильність записів про місце і час роботи. Інакше навіть незначне виправлення у трудовій книжці (наприклад, у номері наказу про зарахування на роботу) може призвести до того, що вам не зарахують увесь час роботи на цьому місці.

Також варто перевірити, чи платить за вас страхові внески роботодавець. Адже від цього залежить, чи росте ваш стаж. Це можна зробити на порталі електронних послуг Пенсійного фонду або ж звернувшись особисто до відділення Пенсійного фонду. Вам одразу скажуть, скільки років, місяців і днів страхового стажу ви маєте на момент звернення.

Після оцифрування трудових книжок роботодавець зобов'язаний віддати її на збереження працівникові. Тож маючи книжку на руках, перевірити дані у Держреєстрі можна буде у будь-який час.

Чи є ризики

Як і будь-яка цифрова база, реєстр ПФУ - це потенційна ціль для кібератак. Тому слід розуміти, що після оцифрування уся інформація про доходи та місце роботи відображатиметься в реєстрі.

У часи, коли єдиним документом про місце роботи була паперова трудова книжка, людина могла приховати дані, які не хотіла оприлюднювати - і місце роботи, і, наприклад, звільнення з посади за статтею Трудового кодексу. Можна було завести нову книжку, аби роботодавець про це не дізнався. З електронною "книжкою" це буде неможливо.

Окрім того, Державний реєстр застрахованих осіб є тримачем даних не лише про стаж, навчання, перебування у декреті, службу в армії тощо, які потрібні для нарахування пенсії.

Оскільки реєстр є базою для надання багатьох соціальних послуг, до нього стікається інформація з різних відомств. Це лікарняні, дані про сплату податків, про сімейний стан, про перетин кордону. Повний перелік можна буде побачити в електронному кабінеті ПФУ або на порталі "Дія", де є послуга "замовити витяг з реєстру застрахованих осіб".

Ще у 2021 році, коли парламент ухвалював закон про облік трудової діяльності і перехід на електронну форму, експерти визнавали, що внаслідок дії цього закону Пенсійний фонд стане володарем персональної інформації мільйонів людей.